Politique de vérification

La Politique de vérification s’applique dans le cadre de la REP collecte sélective et détaille notamment :

• Les procédures de vérification ;

• Les fréquences et les délais de réalisation ;

• Les modalités d’ajustement de la Déclaration ;

• Les conditions menant à l’inscription au registre interne des membres en défaut et les actions qui en résultent.

Cette politique a été adoptée par le conseil d’administration de ÉEQ le 30 mars 2023, présentée aux Producteurs le 20 avril 2023 et est effective à compter du 20 avril 2023.

Champs d’application

1. Cette Politique s’applique à tous les Producteurs, les Petits producteurs et les Producteurs volontaires.

2. Un Producteur est en tout temps responsable de sa conformité découlant du Contrat, des Conditions générales, des Politiques et du Règlement.

3. Une vérification effectuée par ÉEQ ou son représentant ne libère pas le Producteur de ses obligations en vertu du Contrat, des Conditions générales, des Politiques et du Règlement

4. Conformément à la Politique de Participation financière des Producteurs, un Producteur doit conserver et maintenir exacts et à jour tous les Registres internes afin de justifier le contenu de chaque Déclaration et le montant de chaque Participation financière pour une période de cinq (5) ans à compter de la soumission de sa Déclaration.

5. ÉEQ applique cette Politique dans le respect de ses obligations règlementaires, conformément au Contrat d’adhésion et aux Conditions générales.

6. En respect de ses valeurs d’engagements (équité, vigilance, responsabilité), ÉEQ applique les meilleures pratiques dans son processus de vérification des Déclarations des Producteurs.

7. Cette Politique fait partie intégrante du Contrat d’adhésion et des Conditions générales et peut être modifiée conformément aux Conditions générales.

Politique

8. Définitions reprises des Conditions générales et de la Politique de Participation financière des Producteurs spécifiques à la présente Politique :

a) « Année de référence des données » signifie la période du 1^er janvier au 31 décembre précédant l’Année de déclaration au cours de laquelle un Producteur a généré des quantités de Matières au Québec ;

b) « Année de déclaration » représente l’année pour laquelle le Producteur est tenu de soumettre une Déclaration dans les délais fixés dans la Politique de Participation financière des Producteurs ;

c) « Année d’obligation ou Année d’obligation financière » représente l’année pour laquelle le Producteur est tenu de verser une Participation financière selon les modalités définies dans la Politique de Participation financière des Producteurs.

d) « Date de la demande de Registres internes » signifie la date où un Producteur a reçu de la part de ÉEQ une demande de transmettre ses Registres internes relatifs à une ou des Déclarations données. Une telle demande est présumée avoir été reçue à la date de l'envoi par ÉEQ ;

e) « Déclaration » signifie la déclaration des Matières que le Membre a mises en marché, et qu’il doit déclarer auprès de ÉEQ en vertu du Règlement, complétée conformément aux conditions et pour la période de référence indiquée à la Politique de Participations financières des Producteurs ou à la Politique pour les Petits Producteurs, si applicable ;

f) « Membre » signifie tout Producteur qui devient membre de ÉEQ et maintient ce statut, conformément au Contrat, aux Conditions générales, aux Politiques et aux Règlements généraux de ÉEQ ;

g) « Participation financière du Producteur (PFP) » signifie la contribution versée par les Membres en vertu du Règlement, selon la Grille de participation financière et les autres conditions détaillées dans la Politique de Participation financière des Producteurs ;

h) « Registres internes » : documents, fichiers de travail, livres, registres et autres données et informations pertinentes à l’appui des obligations du Producteur en vertu du Contrat, des Conditions générales, des Politiques et du Règlement.

9. Vérification

a) ÉEQ peut, à l’intérieur d’une période de trois (3) ans suivant la date où la Déclaration d’un Producteur est soumise, réviser de son propre chef cette Déclaration.

b) ÉEQ se réserve le droit de réaliser une vérification en interne ou de demander à une tierce partie de vérifier une ou des Déclarations d’un Producteur.

i. L’utilisation d’une ressource externe peut se justifier en raison de :

· La complexité de la Déclaration et des Registres internes transmis ;

· La répétition des erreurs dans des Déclarations consécutives ;

· Un trop grand volume de vérifications à réaliser, que ce soit en suivi de vérification interne ou découlant de demandes de modifications.

ii. L’identification de cette tierce partie relève de ÉEQ.

· À moins que la tierce partie ou le Producteur soit en conflit d’intérêts l’un envers l’autre, le Producteur sera tenu de collaborer avec la tierce partie identifiée par ÉEQ.

c) ÉEQ se réserve le droit d’exiger du Producteur les Registres internes jugés nécessaires à la réalisation d’une vérification :

i. Justifiant les données et les renseignements utilisés afin de remplir sa Déclaration annuelle et d’établir toute PFP payable ;

ii. Précisant la liste des marques de commerce et le statut du Producteur pour chacun des Produits.

d) Tout Producteur à qui une telle demande est adressée doit transmettre ces informations au plus tard dans les trente (30) jours suivant la date de la demande ;

e) Outre les informations et renseignements qu'un Producteur doit soumettre dans le cadre et au soutien de sa Déclaration, ÉEQ ou son représentant se réserve le droit de demander à celui-ci de fournir, dans les trente (30) jours suivant la réception de la demande de Registres internes, des informations complémentaires ayant été utilisées par le Producteur pour élaborer sa déclaration ;

f) Si des informations sont particulièrement sensibles, un Producteur peut, à ses frais, mettre en place des mesures raisonnables afin de masquer ces informations (qui ne devront toutefois pas nuire à la vérification) ou nommer un auditeur indépendant qui rendra un rapport à ÉEQ ne contenant pas l’information sensible. Ces démarches devront être complétées dans les trente (30) jours de la réception de la demande de Registres internes de ÉEQ ;

g) Suivant la vérification, ÉEQ peut apporter les correctifs nécessaires à une Déclaration après en avoir informé le Producteur par un avis écrit :

i. Dans le cas où un Producteur a trop déclaré de quantité de Matières, ÉEQ générera une note de crédit équivalent au trop-perçu qui sera alors applicable sur la prochaine facture à payer ;

ii. Dans le cas où le Producteur a sous-estimé la quantité de Matières, ÉEQ générera une facture révisée qui devra être payée dans les trente (30) jours suivant sa réception, à défaut de quoi des intérêts et des pénalités peuvent s’appliquer, comme le prévoit la Politique d’intérêts, pénalités et sanctions. Cette facture révisée est présumée valide et, en cas de contestation, il appartient au Producteur d’établir qu’elle est mal fondée.

h) Lorsqu’un Producteur ne fournit pas l’information et les documents requis par ÉEQ dans le délai prévu, ÉEQ pourra appliquer des frais pour non-collaboration, tel que le prévoit la Politique d’intérêts, pénalités et sanctions.

10. Demandes de modifications de la part d’un Producteur

a) Délais et modalités pour demander une modification de la Déclaration

i. Tout Producteur qui estime avoir des motifs admissibles qui pourraient justifier une demande de modification de Déclaration admissible, tel qu’énumérés au point 10 b) de la présente Politique, dispose d’un délai de deux (2) ans suivant la date limite à laquelle cette Déclaration devait être soumise pour ce faire, s’il est encore Membre de ÉEQ à ce moment ;

ii. Tous les documents et informations pertinents permettant à ÉEQ de procéder à une analyse complète de la demande de modification et de rendre une décision éclairée doivent être déposés en même temps ;

iii. Si ÉEQ juge que les documents et informations reçus ne supportent pas suffisamment la demande de modification, il pourrait demander au Producteur de fournir des informations additionnelles. À défaut de fournir ces informations dans un délai de trente (30) jours, ÉEQ pourrait refuser le traitement de la demande ;

iv. Seuls les Producteurs ayant soumis une déclaration pour l'ensemble des années d'obligation en vigueur et ayant payé la PFP due au moment du dépôt de la demande de modification peuvent transmettre une demande de modification de déclaration ;

v. Un Producteur qui ne serait plus Membre de ÉEQ doit transmettre sa demande de modification de Déclaration dans les trente (30) jours suivant son retrait. Aucune demande de modification ne sera acceptée suivant ce délai. Si applicable, un crédit ou une facture sera généré une fois l’analyse de la demande complétée, conformément à la présente politique ;

vi. Suivant l’analyse de la demande de modification et l’approbation en tout ou en partie de cette dernière, ÉEQ peut apporter les correctifs nécessaires à cette Déclaration après en avoir informé le Producteur :

· Une facture révisée de la Participation financière est alors transmise au Producteur ;

· Cette facture révisée est présumée valide et, en cas de contestation, il appartient au Producteur d’établir qu’elle est mal fondée ;

· Tel que prévu à la Politique d’intérêts, pénalités et sanctions, les Producteurs ont trente (30) jours pour acquitter la facture révisée, à défaut de quoi des frais seront applicables.

b) Les motifs de demandes de modification admissibles à une révision de la Déclaration, sous réserve de transmission des pièces justificatives adéquates dans les délais prévus à la présente politique et acceptation par ÉEQ, sont notamment :

i. Formule incorrecte dans une feuille de calcul Excel ou un « outil » similaire ;

ii. Une logique incorrecte dans une feuille de calcul Excel ou un « outil » similaire ;

iii. Une erreur de classification de Matières ;

iv. Une erreur de saisie du poids du matériau (par exemple, saisie de 1 au lieu de 10) ;

v. Des données saisies dans les mauvaises unités de mesure (par exemple, en grammes au lieu de kilogrammes) ;

vi. Une erreur ou une omission de quantités de Matières ;

vii. Une exclusion erronée d’une ou des Matières ;

viii. L'inclusion de Matières exclues selon la Politique de Participation financière des Producteurs ou le Règlement (ex. : les livres ou les Matières de longue durée) ;

ix. Un dédoublement de Matières lorsque plus d’un Producteur a soumis des Déclarations pour une même Matière pour la même Année de référence ;

x. La transmission de données réelles pour remplacer les estimations utilisées par les Membres nouvellement intégrés.

c) Les motifs de demandes de modification qui ne sont pas admissibles à une révision de la Déclaration incluent notamment :

i. Modifications résultant des changements de méthodologie de Déclaration :

· L'abandon de l'utilisation d’un calculateur pour estimation des quantités ou de la méthode de poids moyens (ABOM) pour déclarer les données réelles ou vice versa ;

· L’utilisation d'une nouvelle étude, d’une nouvelle méthodologie ou une modification des processus internes identifiant des erreurs précédentes dans les quantités déclarées ou modifiant la répartition entre les Matières déclarées et les Matières déduites en pourcentage (par exemple pour les retours, pour les changements de lieux de livraison et de données de vente) ;

· La mise à jour d’une méthodologie (ABOM ou autres) incluant toute réorganisation des échantillons de Produits ou la réorganisation de la façon dont la méthodologie est appliquée aux UCP (SKU) de l'entreprise ;

· La création d'ABOM, lorsqu'il n'y en avait pas eu à l'origine pour élaborer le rapport, et vice versa.

d) Délais de traitement des demandes de modification

i. Le traitement des demandes de modification peut varier notamment en fonction de :

· La complexité de la Déclaration ;

· La qualité des pièces justificatives transmises par le Producteur ;

· Le nombre de demandes de modification déjà reçues.

11. Non-conformité résultant en une Participation financière imposée

a) Tout défaut de Déclaration et toute Déclaration incomplète, tardive, erronée ou frauduleuse entraîne la possibilité pour ÉEQ d’imposer, en tout temps, la PFP payable au moyen d’une estimation dressée en fonction de tous les éléments en sa possession.

i. Les éléments ou méthodes d’estimation utilisés par ÉEQ demeurent confidentiels ;

ii. La PFP imposée est présumée valide et, en cas de contestation, il appartient au Producteur d’établir que cette PFP est mal fondée ;

iii. Des intérêts et des frais prévus à la Politique d’intérêts, pénalités et sanctions s’appliquent à la PFP imposée ;

iv. La PFP imposée devra être payée selon les modalités du calendrier de paiement prévu à la Politique de Participation financière des Producteurs. Advenant que cette PFP soit émise suite aux délais prévus dans cette politique, les montants dont l’échéance de paiement est dépassée devront être payés sur réception de la facture ;

v. Le Producteur peut transmettre les données et les renseignements propres aux Matières qu’il a mises sur le marché au cours de l’Année de référence visée par la PFP imposée dans un délai de trente (30) jours suivant la date d’émission de la PFP imposée. Ces données seront analysées par ÉEQ et, si jugées recevables, une facture révisée sera émise et les frais applicables seront ajustés conséquemment, conformément à la Politique d’intérêts, pénalités et sanctions.

12. Non-conformité récurrente de Déclaration et registre des Membres en défaut

a) Une non-conformité de Déclaration récurrente d’un Producteur mène systématiquement à son inscription au registre interne des Membres en défaut.

i. ÉEQ entend par « récurrente » lorsqu’une deuxième non-conformité de Déclaration est observée au cours de l’une des trois dernières Déclarations ;

ii. ÉEQ entend par « registre interne des Membres en défaut » la liste de tous les Membres qui ont eu des non-conformités de Déclaration récurrentes disponibles uniquement aux employés de ÉEQ.

b) L’inscription d’un Producteur au registre interne des Membres en défaut :

i. Découle en une vérification annuelle de sa Déclaration ou des manquements critiques soulevés dans le cadre des vérifications antérieures ;

ii. Peut entraîner, entre autres recours, l’application de frais, conformément à la Politique d’intérêts, pénalités et sanctions.

c) Un Producteur demeurera inscrit au registre des Membres en défaut tant et aussi longtemps que ÉEQ n’aura pas une assurance raisonnable que les manquements observés ont été corrigés de manière durable.

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